Machen die vielen Online-Tools Ihr Leben wirklich leichter?

Es gibt ja unendlich viele tolle Tools, die alles mögliche können, das unser Leben erleichtern kann. Doch ob sie das wirklich tun, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Um das richtige Tool für sich auszuwählen, ist es hilfreich, wenn Sie sich folgende Fragen stellen:

  1. Welchen Nutzen hat es für mich? Was verspreche ich mir davon?
  2. Wieviel Zeit kostet es mich, um das Tool kennenzulernen (oder erst einmal einzurichten)
  3. Passt es zu mir? Macht es mir wirklich Spaß?
  4. Nutze ich es optimal?
  5. Wie ist das Verhältnis von Aufwand, Kosten und Ergebnis

Zuletzt gebe ich noch einen Überblick, welche Tools ich gerne und regelmäßig nutze.

Was meine ich mit Tools?

Ich zähle jetzt mal nur auf, was mir in letzter Zeit begegnet ist und womit ich rumprobiert habe oder was ich nutze.

Planungs- und Organisations-Tools, Trello, One Note, Wunderlist, Evernote, Anbieter zum Versenden von E-Mails und Newsletter, natürlich alles, womit man Webseiten gestalten kann (Tpyo3, WordPress, Joomla). Dazu kommen dann unendlich viele Plugins.
Fotobearbeitungsprogramme Picasa, Canva, Snagit.
Videosoftware Camtasia und Snagit. Audacitiy für Audio-Dateien.

Ich habe zudem noch Mind Map Programme auf dem PC, eine Buchhaltungssoftware usw.

1. Welchen Nutzen hat es für mich? Was verspreche ich mir davon?

Das ist natürlich die wichtigste Frage, doch manchmal wird die total übergangen. Weil einem zum Beispiel jemand etwas anpreist und meint: „Das ist total toll. Das musst du unbedingt mal ausprobieren.“

Und schon springt man hinein (es macht ja auch Spaß, was Neues kennenzulernen, vor allem, wenn man gerade eigentlich die Buchhaltung machen sollte) und verliert sich im Kennenlernen und testen.

Daher also erst einmal klären: Wozu kann ich es brauchen? Befriedigt es ein Bedürfnis? Habe ich schon länger nach einer solchen Möglichkeit gesucht?

Das kann man nicht immer vorher klären, manches zeigt sich erst beim Ausprobieren.

  1. Beispiel: E-Mail Provider

Ich habe mich schon länger damit beschäftigt, wie man automatische E-Mails verschicken kann, also bestimmte Serien zu konkreten Themen. Das konnte meine bisherige Versandvariante nicht. Daher wusste ich, dass ich mich nach einem neuen E-Mail Anbieter umschauen muss.

Ich habe mir einige Empfehlungen angeschaut und mich dann gleich für eine nicht ganz so preiswerte und vor allem relativ komplizierte Variante entschieden, für Active Campaign. Weil mir mein längerfristiges Ziel klar war, was ich damit alles machen will. Und dann wollte ich da das beste.

  1. Beispiel: Trello

Mehr durch Zufall stieß ich auf Trello und buchte dazu eine Fortbildung. Was mich spontan angesprochen hatte: Es sah hübsch bunt aus. Und gleichzeitig ordentlich. Ich habe auch gleich begonnen, diverse Boards zu allen möglichen Themen anzulegen…(Später mehr dazu)

Ich erhoffte mir davon einen guten Überblick über meine ganzen vielen Projekte, nutzte es aber erst einmal für alles mögliche.

2. Wieviel Zeit kostet es mich, um das Tool kennenzulernen (oder erst einmal einzurichten)

Das wissen wir natürlich vorher nicht immer, wie aufwendig es sein wird, sich da einzuarbeiten. Doch darüber kann man sich informieren. Zum Beispiel bei Menschen, die dieses Tool schon nutzen oder sogar empfehlen.

  1. Beispiel Active Campaign

Bei meinem Beispiel mit dem E-Mail Provider ist das für mich ziemlich aufwendig. Ich habe mir dazu auch Hilfe gesucht und bin inzwischen so weit, dass ich meinen bisherigen Newsletter damit verschicken kann und meine erste Automation gestartet habe (sie ist aber noch in der Testphase).

  1. Beispiel Trello

Ich konnte ziemlich schnell damit loslegen und nach und nach noch weitere Details kennenlernen.

3. Passt es zu mir? Macht es mir wirklich Spaß?

Diese und die nächste Frage hängen stark zusammen und sind für mich ziemlich entscheidend. Denn wenn mir etwas überhaupt keinen Spaß macht, werde ich es wohl kaum nutzen. Wenn ich täglich fluche, weil ich es so kompliziert und unintuitiv finde oder mich damit lustlos herumschlage.

4. Nutze ich es optimal?

Beispiel Trello

Ich finde das Tool nach wie vor klasse. Aber ich merke, ich nutze es nicht regelmäßig. Und dann bringt es nicht viel.

Es bringt nur was, wenn ich es wirklich fast täglich nutze, aktualisiere, nachschaue, was ich da an Ideen und Planungen festgehalten habe.

Ich sitze zwar täglich mehrere Stunden am PC, aber nicht immer. Klar kann ich Trello auch auf dem Handy und Tablet nutzen, brauche dazu aber einen Internetzugang, den ich nicht immer habe.

Woran liegt es, dass es bei mir nicht so funktioniert?

Ich glaube, das liegt daran, dass ich mir vorher nicht so ganz klar gemacht habe, für welche Themen es für mich geeignet ist und wo ein anderes Tool besser für mich ist.

Ich habe erst einmal wild losgelegt- und finde es inzwischen unübersichtlich, was ich da alles für Boards angelegt habe.

Vor allem aber sind sie alle nicht mehr aktuell, weil ich es nicht regelmäßig anschaue und aktualisiere. Und dann bringt es wirklich NICHTS. Dann schaue ich da auch nicht mehr nach, weil es mir nicht wirklich sicher zeigt, was ich beispielsweise erledigt habe und was nicht.

Daher bin ich für meine Tagesplanung und Seminarplanung wieder auf Papier umgestiegen. Meine Tages-Mind Maps geben mir immer noch die schnellste Orientierung, sie liegen sichtbar neben meinem PC und ich kann sie auch unterwegs mitnehmen.

5. Wie ist das Verhältnis von Aufwand, Kosten und Ergebnis

Bei Active Campaign bin ich sicher, dass es sich für mich lohnt, daher habe ich es ja gewählt. Anders als Trello nutze ich es jede Woche für meinen Newsletter, bastele gerade an einer anderen Sache weiter und arbeite mich eben nach und nach ein. In Tools, die ich regelmäßig brauche.

Trello habe ich auch noch nicht aufgegeben. Ich muss mir da aber vorher noch mal ein klares Konzept machen, wofür ich es nutze – und wie ich es schaffe, es regelmäßig zu nutzen. Und nicht parallel doch einiges auf Papier schreibe und dann nicht weiß, was ich wo notiert habe :-).
Daher werde ich am besten wohl alle alten Boards einfach löschen oder ins Archiv schicken und neu anfangen.

Welche Tools ich gerne nutze

Was ich seit Jahren nutze ist ein Mind Map Programm (MindManager, MindJet), es gibt da auch sehr schöne kostenlose wie XMind.

Was ich gar nicht mehr missen möchte ist Snagit. Ich habe es damals auf Empfehlung von Brita Dose zusammen mit der Lizenz von Camtasia gekauft und nutze es ständig. Für schnelle Screenshots, die ich dann auch sehr einfach bearbeiten kann. Einen Text drauf schreiben, einen Pfeil drauf packen. Für Fotoprotokolle von Webinar-Ergebnissen beispielsweise, aber auch für andere Erklärungen.
Man kann wohl auch kleine Videos damit machen, habe ich noch gar nicht ausprobiert.

Camtasia nutze ich ebenfalls und werde jetzt nach der zweiten Teilnahme am Online-Workshop zu Camtasia wohl noch mehr loslegen.

Picasa nutze ich auch immer noch zum Verkleinern oder Beschneiden von Fotos. 2016 ist der Support und die Weiterentwicklung der Software eingestellt worden.

Wunderlist habe ich eine Weile genutzt, weil man es auch so schön auf dem Handy nutzen kann, ist mir dann aber doch wieder in Vergessenheit geraten.

Und OneNote und Evernote habe ich nie so richtig verstanden. Ich habe eine Zeitlang OneNote genutzt, dort viel abgespeichert- und nie mehr angeschaut.

Worin ich mich weiter einarbeiten möchte

  1. Auf jeden Fall weiter in Active Campaign, siehe oben.
  2. In Canva – da habe ich nur mal kurz reingeschnuppert, das lohnt sich sicher für mich, wo ich so viel mit Fotos auf meiner Webseite, im Blog und in den Online-Seminaren arbeite und in den Social Media.
  3. Was ich auf jeden Fall noch suche und noch nicht weiß, welches Tool ich dazu nutze, ist eins mit dem ich meine Social-Media Beiträge organisieren kann. Noch mache ich das alles per Hand und komplett zufällig, da wäre etwas mehr Planung und Struktur enorm hilfreich. Und meine privaten Posts kann ich dann ja weiterhin spontan einfügen.

Mit Namen kenne ich nur Hootsuite und Buffer. Beide wohl leider nur in Englisch und ich bin ja der einzige Mensch, der kein Englisch kann :-(.

  1. Mit Audacity habe ich schon Aufnahmen gemacht, aber wirklich fit bin ich da auch noch nicht, habe vor allem schon wieder viel vergessen. Eine gute systematische Einarbeitung wäre mir lieb.

Das sind also meine Pläne.

In WordPress arbeite ich mich weiterhin fröhlich ein, nachdem nun auch meine 3. Webseite umgezogen ist von Typo3 auf WordPress. Meine Webseite und Blog kann ich damit schon prima bestücken, aber auch hier gibt es noch ständig neue Plugins, die ich lernen will und muss.
Ich könnte beispielsweise für meine Bücher noch einen richtigen Shop einrichten etc. etc. Aber das steht auf der Dringlichkeitsliste nicht ganz vorne.

Nun sind Sie dran

Welche Tools können Sie empfehlen? Womit arbeiten Sie gerne?

Und in welches möchten Sie sich gerne einarbeiten?

Vielleicht finden sich ja kleine Gruppen, die sich gegenseitig helfen? Wenn es nicht ohnehin schon eine Facebook-Gruppe zum Thema gibt :-). Dort wird einem in der Regel auch schnell geholfen!


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